Cada Administración Pública determinará los órganos que tengan
atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de los
documentos públicos administrativos o privados.
Las copias
auténticas de documentos privados surten únicamente efectos
administrativos. Las copias auténticas realizadas por una Administración
Pública tendrán validez en las restantes Administraciones.
A
estos efectos, la Administración General del Estado, las Comunidades
Autónomas y las Entidades Locales podrán realizar copias auténticas
mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa
automatizada.
Se deberá mantener actualizado un registro, u otro
sistema equivalente, donde constarán los funcionarios habilitados para
la expedición de copias auténticas que deberán ser plenamente
interoperables y estar interconectados con los de las restantes
Administraciones Públicas, a los efectos de comprobar la validez de la
citada habilitación. En este registro o sistema equivalente constarán,
al menos, los funcionarios que presten servicios en las oficinas de
asistencia en materia de registros.
Tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público
administrativo o privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte,
por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que
quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su
contenido.
Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.
3.
Para garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas o
en papel, y por tanto su carácter de copias auténticas, las
Administraciones Públicas deberán ajustarse a lo previsto en el Esquema
Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus
normas técnicas de desarrollo, así como a las siguientes reglas:
- Las copias electrónicas de un documento electrónico original o de una
copia electrónica auténtica, con o sin cambio de formato, deberán
incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se
visualicen al consultar el documento.
- Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro
soporte no electrónico susceptible de digitalización, requerirán que el
documento haya sido digitalizado y deberán incluir los metadatos que
acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el
documento.
Se entiende por digitalización, el proceso tecnológico que
permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no
electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada,
fiel e íntegra del documento.
- Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que
en las mismas figure la condición de copia y contendrán un código
generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permitirá
contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos
electrónicos del órgano u Organismo público emisor.
- Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho
soporte se proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del
documento electrónico que se encuentre en poder de la Administración o
bien mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo copia
auténtica del documento original.
A estos efectos, las
Administraciones harán públicos, a través de la sede electrónica
correspondiente, los códigos seguros de verificación u otro sistema de
verificación utilizado.
Los interesados podrán solicitar, en cualquier momento, la expedición
de copias auténticas de los documentos públicos administrativos que
hayan sido válidamente emitidos por las Administraciones Públicas. La
solicitud se dirigirá al órgano que emitió el documento original,
debiendo expedirse, salvo las excepciones derivadas de la aplicación de
la Ley 19/2013, de 9 de diciembre,
en el plazo de quince días a contar desde la recepción de la solicitud
en el registro electrónico de la Administración u Organismo competente.
Asimismo,
las Administraciones Públicas estarán obligadas a expedir copias
auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten
los interesados y que se vaya a incorporar a un expediente
administrativo.
Cuando las
Administraciones Públicas expidan copias auténticas electrónicas, deberá
quedar expresamente así indicado en el documento de la copia.
La expedición de copias auténticas de documentos públicos notariales,
registrales y judiciales, así como de los diarios oficiales, se regirá
por su legislación específica.
Art. 27, Ley 39/2015, 1 octubre